Términos del servicio
Última actualización: 2026. Aplican a la institución educativa que contrata SistemAcadémico y a las personas que usan la plataforma en su nombre.
1. Objeto
Estos términos regulan el uso de SistemAcadémico, una plataforma de gestión académica que se presta como servicio por suscripción a instituciones educativas. Las condiciones comerciales concretas —plazo, valor, número de estudiantes y módulos incluidos— se pactan en la orden de servicio o contrato firmado con cada institución, que prevalece sobre este documento en caso de diferencia.
2. Quién usa la plataforma
La institución contrata el servicio y administra sus propios usuarios: directivos, coordinación, personal administrativo, docentes, estudiantes y acudientes. La institución es responsable de crear, mantener y desactivar esas cuentas, y de asignar a cada una el rol que corresponde a sus funciones reales.
3. Uso de las cuentas
Las credenciales son personales e intransferibles. Quien use la plataforma se compromete a no compartir su contraseña, a informar a la institución si sospecha que su cuenta fue comprometida, y a no intentar acceder a información de estudiantes o funcionarios que su rol no le habilite a consultar.
4. Datos personales
Cada institución es la responsable del tratamiento de los datos de su comunidad educativa y SistemAcadémico actúa como encargado, tratándolos únicamente siguiendo sus instrucciones y para prestar el servicio. Esto incluye la obligación de la institución de contar con la autorización de los titulares —o de sus representantes legales cuando se trate de menores de edad— antes de registrarlos. El detalle está en la política de tratamiento de datos, que hace parte integral de estos términos.
5. Disponibilidad y mantenimiento
Se aplica un esfuerzo comercialmente razonable para mantener la plataforma disponible de forma continua. Pueden presentarse interrupciones por mantenimiento, actualizaciones o causas ajenas al control del prestador (fallas del proveedor de infraestructura, conectividad, fuerza mayor). El mantenimiento programado se procura fuera del horario escolar y, cuando implique interrupción apreciable, se avisa con anticipación.
6. Respaldos
Se realizan copias de seguridad periódicas de la información como medida de continuidad del servicio. Esto no sustituye la obligación legal de la institución de conservar sus propios archivos académicos: la plataforma permite exportar en cualquier momento la información que la institución necesite archivar por fuera (listados, boletines, certificados y actas).
7. Uso aceptable
No está permitido usar la plataforma para fines distintos a la gestión académica y administrativa de la institución, cargar contenido ilícito o que vulnere derechos de terceros, intentar vulnerar los controles de seguridad o el aislamiento entre instituciones, ni realizar pruebas de intrusión sin autorización previa y por escrito.
8. Propiedad intelectual
El software, la marca y la documentación de SistemAcadémico son propiedad del prestador; la suscripción otorga un derecho de uso, no una cesión. La información académica y personal que la institución carga en la plataforma sigue siendo suya en todo momento.
9. Terminación y devolución de la información
Cualquiera de las partes puede terminar el servicio en los términos pactados en el contrato. Al terminar, la institución puede solicitar una copia de su información en un formato de uso común dentro de los 30 días calendario siguientes. Cumplido ese plazo, los datos y la base de datos de la institución se eliminan de los sistemas activos según lo descrito en la política de tratamiento de datos.
10. Responsabilidad
La plataforma es una herramienta de apoyo a la gestión: las decisiones académicas —calificación, promoción, titulación, sanciones— y los reportes a las autoridades educativas son responsabilidad exclusiva de la institución, que debe verificar la información antes de emitir documentos oficiales. La responsabilidad del prestador se limita a los daños directos comprobados y, en todo caso, al valor pagado por la institución en los doce meses anteriores al hecho que la origine.
11. Cambios en estos términos
Estos términos pueden actualizarse para reflejar cambios en el servicio o en la normativa. Los cambios sustanciales se comunican a las instituciones contratantes con antelación razonable a través de los canales de contacto registrados.
12. Ley aplicable
Estos términos se rigen por la legislación de la República de Colombia. Las controversias que no puedan resolverse de común acuerdo se someterán a los jueces competentes del domicilio del prestador.
13. Contacto
Para cualquier asunto relacionado con estos términos: contacto@sistemacademico.online.