Cómo elegir software académico para tu colegio: checklist

Cambiar de sistema académico (o pasar de Excel a uno) es una decisión que dura años. Esta es una lista de criterios para comparar opciones sin dejarse llevar solo por el precio o por la demo bonita.

1. ¿Cumple el Decreto 1290 de forma nativa?

No basta con "hace boletines". Pregunta:

¿Se configura la escala institucional y su equivalencia con la escala nacional?
¿Calcula la definitiva del periodo y del año con la fórmula del colegio (ponderaciones, rúbricas)?
¿El boletín en PDF muestra la valoración por área, la equivalencia nacional y las observaciones?
¿Propone la decisión de promoción según las reglas del SIEE, para que la comisión la revise?

Si necesitas una plantilla externa de Word para el boletín, no está resuelto.

2. ¿Sirve para tu estructura real?

Multi-sede y multi-jornada: si el colegio tiene más de una sede o jornada mañana/tarde, ¿el sistema lo maneja o toca duplicar todo?
Calendario A y B: ¿los periodos, fechas y reglas se configuran por año lectivo?
Preescolar a 11°: ¿soporta valoración cualitativa en los primeros grados y cuantitativa en el resto?

3. ¿Hay un portal real para las familias?

Un portal serio incluye:

Notas, asistencia y boletín apenas se publican.
Circulares con acuse de lectura.
Cuentas de acudiente, no solo del estudiante.
Funciona en el celular y aguanta conexiones lentas.

Un PDF que se envía por correo no es un portal.

4. ¿Dónde viven los datos y quién los ve?

¿Cada colegio tiene su base de datos aislada o comparten una sola?
¿Dónde está alojada la información?
¿Qué pasa con los datos si el colegio deja de usar el servicio? ¿Los puede exportar?
¿El proveedor tiene política de tratamiento de datos conforme a la Ley 1581?

5. ¿Cómo es la migración y la puesta en marcha?

¿Se puede cargar los estudiantes por Excel/CSV o toca digitarlos uno por uno?
¿Acompañan la configuración del primer año lectivo (periodos, escala, promoción)?
¿Incluye capacitación al equipo y soporte durante el año?

El costo real de un cambio de sistema no es la licencia: son las horas del equipo en el arranque.

6. ¿Qué trae además de lo básico?

Algunas plataformas suman módulos que ahorran trabajo puntual:

Generador de horarios de clase.
Votación escolar digital para el gobierno estudiantil.
Calificación de exámenes de opción múltiple con una foto.
Recaudo de pensiones, certificados, listas personalizadas.

No todos hacen falta desde el día uno, pero vale saber si el sistema puede crecer contigo.

7. Precio: mira el modelo, no solo el número

¿El precio es por estudiante, por sede, plano? ¿Hay costo de instalación?
¿Qué está incluido y qué se cobra aparte?
¿El precio sube por picos de uso (cierre de periodo, matrícula)?

Preguntas rápidas para la reunión con el proveedor

Muéstrenme el boletín conforme al Decreto 1290 generado desde el sistema.
¿Cómo se configura la escala de valoración y su equivalencia nacional?
¿Cómo cargo mis estudiantes actuales?
¿Qué ve exactamente una familia cuando entra al portal?
¿Dónde quedan mis datos y cómo los exporto si me voy?
¿Qué incluye la implementación y cuánto dura?

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